گزارش وضعیت پروژه

این راهنمای گزارش وضعیت توسط ProjectManager ، نرم افزار مدیریت پروژه که توسط 35،000+ کاربر قابل اعتماد است ، ارائه شده است. گزارش وضعیت را در عرض چند دقیقه تهیه کنید!

به صورت رایگان شروع کنید

• گزارش وضعیت پروژه چیست؟
• عناصر گزارش وضعیت پروژه
• گزارش نرم افزار چیست؟
• گزارش وضعیت پروژه دستی در مقابل نرم افزار گزارش دهی
• مزایای نرم افزار گزارش دهی
• باید از ویژگی های نرم افزار گزارش دهی استفاده کنید
• نحوه تهیه گزارش وضعیت پروژه در ProjectManager
• قالب بندی گزارش وضعیت پروژه
• بهترین روشها برای ارائه گزارش های وضعیت پروژه
• انواع دیگر گزارش های وضعیت
• آیا گزارش های وضعیت پروژه هفتگی ایده خوبی است؟
• نرم افزار گزارشگری ما را به مدت 30 روز امتحان کنید

گزارش وضعیت پروژه چیست؟

گزارش وضعیت پروژه سندی است که پیشرفت یک پروژه را در یک دوره زمانی خاص توصیف می کند و آن را در برابر طرح پروژه مقایسه می کند. مدیران پروژه از گزارش های وضعیت برای آگاهی از ذینفعان از پیشرفت و نظارت بر هزینه ها ، خطرات ، زمان و کار استفاده می کنند. گزارش های وضعیت پروژه به مدیران پروژه و ذینفعان اجازه می دهد تا داده های پروژه را از طریق نمودارها و نمودارها تجسم کنند.

گزارش های وضعیت پروژه به طور مکرر ، در طول هر مرحله از اجرای پروژه ، به عنوان ابزاری برای حفظ برنامه خود و نگه داشتن همه در همان صفحه انجام می شود. گزارش وضعیت برای یک پروژه به طور کلی شامل موارد زیر خواهد بود:

• کارهایی که تمام شده است
• برنامه برای آنچه دنبال خواهد شد
• خلاصه بودجه و برنامه پروژه
• لیستی از موارد عمل
• هرگونه مسئله و خطری ، و آنچه در مورد آنها انجام می شود

ارزش واقعی گزارش وضعیت پروژه فراتر از استفاده از آن به عنوان یک کانال ارتباطی است. همچنین تاریخچه مستند این پروژه را ارائه می دهد. این داده های تاریخی را به شما می دهد ، بنابراین دفعه بعد که در حال برنامه ریزی یک پروژه مشابه هستید ، می توانید از هرگونه اشتباه یا تنگناها خودداری کنید.

از آنجا که گزارش های وضعیت پروژه موضوعات زیادی را شامل می شود ، از نظر تاریخی ، آنها وقت زیادی برای ایجاد ایجاد می کردند. خوشبختانه ، نرم افزارهای مدرن مدیریت پروژه مانند ProjectManager روند گزارشگری همه مهم را تسریع می کند. گزارش های پروژه خودکار ما را امتحان کنید و گزارش پروژه خود را ساده کنید.

گزارش وضعیت پروژه را فقط با چند کلیک با ProjectManager ایجاد کنید - Lea More.

نحوه نوشتن گزارش وضعیت پروژه

نوشتن گزارش وضعیت پروژه یک کار ضروری مدیریت پروژه است. چه یک هفته ، ماهانه یا سه ماهه تولید کنید ، مراحل اساساً یکسان هستند. در اینجا نحوه نوشتن گزارش وضعیت پروژه آورده شده است:

1. هدف را تعیین کنید
2. مخاطبان خود را هدف قرار دهید (مشتری ها ، اعضای تیم ، حامیان مالی و غیره)
3. قالب و نوع را انتخاب کنید
4. داده های خود را جمع کنید
5. ساختار گزارش
6. مطمئن شوید که مشخص است
7. پیش نویس را ویرایش کنید

از آنجا که یک گزارش وضعیت پروژه از یک طرح اصلی پیروی می کند ، استفاده از یک الگوی گزارش وضعیت پروژه می تواند مفید باشد. با این حال ، یک الگوی گزارش وضعیت پروژه فقط یک سند استاتیک است. با استفاده از نرم افزار گزارش وضعیت پروژه با تمام ابزارهای مدیریت پروژه شما برای کارآیی بیشتر ادغام می شود.

الگوی گزارش وضعیت رایگان ProjectManager برای Excel - بارگیری اکنون.

چگونه می توانید گزارش وضعیت پروژه را بخواهید؟

به روزرسانی وضعیت پروژه معمولاً در یک برنامه منظم توزیع می شود ، اما گاهی اوقات افراد می خواهند بلافاصله گزارش وضعیت را ببینند. می توانید از طریق ایمیل به روزرسانی وضعیت پروژه را بخواهید ، اما نمی خواهید به عنوان بی ادب روبرو شوید. برای درخواست گزارش وضعیت پروژه ، باید به روشی حرفه ای سؤال کنید و درخواست خود را از طریق کانال های مناسب قرار دهید.

یک یادآوری دوستانه هرگز ایده بدی نیست ، زیرا ارتباط را حفظ می کند ، به خصوص اگر بتوانید در عوض چیزی با ارزش ارائه دهید. اگر از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنید ، همیشه می توانید با بررسی داشبورد پروژه که معیارهای مختلف را ردیابی می کند ، گزارش وضعیت فوری را دریافت کنید.

داشبورد ProjectManager وضعیت پروژه شما را فوراً ارائه می دهد. بدون امکان خطای انسانی ، از برنامه ها ، بودجه ها ، منابع و موارد دیگر خارج شوید. سپس ، صفحه نمایش و فیلتر خود را سفارشی کنید تا فقط آنچه را که می خواهید ببینید ، مانند منابع باقی مانده ، سلامت پروژه ، وظایف و هزینه ها نشان دهید. داشبورد می تواند یک جایگزین عالی برای گزارش وضعیت سنتی پروژه باشد.

داشبورد پروژه در زمان واقعی را دریافت کنید که به راحتی می توانید با ذینفعان به اشتراک بگذارید-بیشتر بدانید.

عناصر گزارش وضعیت پروژه

عناصر مختلف گزارش وضعیت پروژه ، بخش های مختلف را در یک کل منسجم سازماندهی می کند. البته هدف از گزارش وضعیت ، آگاهی از ذینفعان و افشای مناطقی از پروژه است که نیاز به پشتیبانی سازمانی بیشتری دارند.

برای برقراری ارتباط بهتر این موارد ، هنگام تهیه گزارش وضعیت پروژه خود ، حتماً موارد زیر را لمس کنید.

اطلاعات عمومی پروژه

برای شروع ، شما نیاز دارید که اصول اولیه را کنار بگذارید. نام پروژه چیست؟مدیر پروژه کیست؟تعداد منابع چیست؟در صورت آشکار بودن ، تمام این اطلاعات برای ردیابی مدارک ضروری است. فرض نکنید که ذینفع شما با تمام این اطلاعات آشنا است. این امر به ویژه برای زمانی که تحقیقات تاریخی را برای پروژه های آینده انجام می دهید مفید است. در صورت داشتن آن ، آن را به الگوی گزارش وضعیت خود بچرخانید.

اطلاعات وضعیت عمومی

باز هم ، شما می خواهید گزارش را با داده هایی که آن را از ترس گزارش هایی که در مدارک پروژه پخش می شوند ، متمایز کنید. بنابراین ، در اینجا شما می خواهید شامل چه تاریخی گزارش شده است ، نویسنده چه کسی است و غیره.

بررسی نقطه عطف

نقاط عطف مراحل اصلی پروژه شما است. آنها یک روش خوب برای تجزیه پروژه بزرگتر به قسمت های کوچکتر و قابل هضم تر هستند. بررسی نقطه عطف به شما امکان می دهد تا از نظر دیدار با آن نقاط عطف (در مقابل جایی که قصد داشتید در این مرحله باشید) در چرخه زندگی پروژه قرار دهید.

خلاصه ی پروژه

یکی از اصلی ترین اهداف گزارش وضعیت ، مقایسه پیشرفت پروژه با برآورد برنامه پروژه است. برای انجام این کار ، خلاصه ای از تاریخ تکمیل پیش بینی شده و هزینه های پروژه را درج کنید. این به مدیران پروژه اجازه می دهد تا اجرای پروژه را کنترل کنند و موفقیت را اندازه گیری کنند. حتماً فعالیتهایی را که با مشکلات روبرو هستند و اینکه چگونه این مشکلات ممکن است بر کیفیت ، منابع ، جدول زمانی و هزینه های پروژه تأثیر بگذارد ، درج کنید. توضیح دهید که برای حل این مسائل چه کاری انجام می دهید و پس از رفع مشکل ، نتایج چه خواهد بود.

مسائل و خطرات

خطرات همه عوامل داخلی و خارجی است که تهدیدی برای پروژه شما است. آنها هنگامی که بر بودجه ، جدول زمانی یا دامنه پروژه شما تأثیر بگذارند ، به موضوعی تبدیل می شوند. مواردی را که در طول پروژه تا به امروز بوجود آمده است ، لیست کنید. آنها چه هستند؟چگونه آنها را حل می کنید؟آنها چه تأثیری در پروژه کلی خواهند گذاشت؟همان سؤالات را در خطرات مورد نظر خود قرار دهید. آیا آنها نشان داده اند؟اگر آنها داشته باشند ، برای بازگشت پروژه در مسیر چه کاری انجام می دهید؟

معیارهای پروژه

مهم است که گزارش خود را با شماره های سخت حمایت کنید تا اظهاراتی را که می کنید اثبات کنید. شما باید معیارهای گزارش وضعیت را در مرحله برنامه ریزی پروژه تعیین کرده باشید. غیرممکن است بدانید که آیا پروژه شما بدون اندازه گیری اثربخشی آن موفق است یا خیر. این معیارها راهی برای نشان دادن شما در مسیر و ارزیابی آنچه در هر چیزی ، نیاز به توجه دارد ، است.

گزارش نرم افزار چیست؟

از نرم افزار گزارش دهی برای جمع آوری خودکار داده های پروژه ، تجزیه و تحلیل آن و نمایش نتایج برای کمک به مدیران پروژه در تصمیم گیری های بهتر هنگام مدیریت یک پروژه استفاده می شود. این نرم افزار اطلاعاتی را از منابع مختلف در این پروژه جمع می کند و آنها را در صفحات گسترده ، نمودارها و نمودارها تبدیل می کند.

بسته به نرم افزار ، داده های گزارش می توانند برای برجسته کردن مناطقی از پروژه که باید در آن زمان مشاهده کنید ، فیلتر شود. گزارش ها را می توان در مورد جنبه های مختلف پیشرفت و عملکرد پروژه ، مانند زمان ، هزینه ، بار کار و غیره تهیه کرد. گزارش ها همچنین برای نگه داشتن ذینفعان کلیدی مانند حامیان مالی و مشتری ها ، به روز شده در مورد نحوه انجام این پروژه استفاده می شود ، بنابراین ،باید به اشتراک بگذارد

گزارش وضعیت پروژه دستی در مقابل نرم افزار گزارش دهی

گزارش همیشه یکی از اصلی ترین مدیریت پروژه ها بوده است. این یک رشته داده محور است. با توجه به اینکه بسیاری از پروژه های موفق در گذشته موفق شده اند (بدون کمک نرم افزار) ، آیا استفاده از یک ابزار گزارشگری ضروری است؟بله حتما! یک پروژه مدرن با داده های بسیار بیشتری نسبت به پروژه های گذشته سروکار دارد و ابزارهای اتوماتیک می توانند بسیاری از سردردهای ناشی از حرکت به صورت دستی را تسکین دهند. مطمئناً در استفاده از الگوهای گزارش پروژه مزایایی وجود دارد. این ارزان تر است ، زیرا هیچ نرم افزاری برای مجوز یا عضویت در آن وجود ندارد. شما همچنین به صورت دستی قالب ها را برای کنترل فرآیند سفارشی می کنید و می توانید آن را به همان اندازه که نیاز دارید ساده کنید. با این حال ، در استفاده از یک نرم افزار گزارش خودکار ، مزایای بیشتری وجود دارد. این داده های شما را به صورت خودکار جمع می کند ، و محاسبات را برای شما انجام می دهد - و این گزارش ها می توانند در هنگام برنامه ریزی پروژه بعدی خود به عنوان داده های تاریخی استفاده شوند. نرم افزار همچنین بسیار سریعتر و دقیق تر از انجام همه کارها به صورت دستی است. نرم افزار گزارش دهی همچنین می تواند مبتنی بر ابر باشد ، به این معنی که داده ها را در زمان واقعی جمع می کند. مهم نیست که چقدر سریع می توانید به صورت دستی محاسبه کنید ، هرگز نمی توانید با سرعت و کارآیی یک ابزار گزارشگری اختصاصی مطابقت داشته باشید. Microsoft Project یکی از متداول ترین نرم افزار مدیریت پروژه است ، اما دارای اشکالاتی اساسی است که ProjectManager را به گزینه دیگری تبدیل می کند.

مزایای نرم افزار گزارش دهی

• داده های پیچیده را به گزارش های مفید تبدیل می کند
• فیلترها برای نشان دادن فقط چه اطلاعاتی می خواهید
• به شما امکان می دهد گزارش هایی را در دوره های زمانی خاص ایجاد کنید
• گزارش ها را به اشتراک بگذارید و ذینفعان را به روز کنید
• برای دقت بیشتر فوراً بروزرسانی کنید
• پیشرفت واقعی را در برابر برنامه خود کنترل کنید
• گزارش در مورد برنامه یا نمونه کارها پروژه ها

باید از ویژگی های نرم افزار گزارش دهی استفاده کنید

گزارش های وضعیت پروژه فقط یکی از بسیاری از گزارش هایی است که با گزارش نرم افزار ارائه می شود ، اما شما همچنین می خواهید اطمینان حاصل کنید که محصولی که انتخاب می کنید دارای ویژگی های زیر نیز هست.

گزارش وضعیت فوری را دریافت کنید

به همان اندازه که نرم افزار گزارش دهی مهم است ، شما همچنین باید به طور مرتب پیشرفت پروژه خود را در هنگام وقوع بررسی کنید. داشبورد این نمای سطح بالا را ارائه می دهد ، جمع آوری داده ها و نمایش آن در نمودارها و نمودارها برای نشان دادن انواع معیارهای پروژه.

جدیدترین اطلاعات را مشاهده کنید

داشبورد و گزارش ها این پروژه را در یک زمان خاص ضبط می کنند و مانند عکس فوری ، یک نقطه گذشته را در زمان ضبط می کنند. با این حال ، اگر با یک ابزار گزارشگری آنلاین کار می کنید ، داده هایی که جمع آوری می کند در زمان واقعی نمایش داده می شود-و تصمیماتی که می گیرید بیشتر آگاه می شوند.

گزارش هایی از هر جنبه ای تولید کنید

گزارش وضعیت یک سنج اصلی نحوه عملکرد پروژه شما است ، اما این تنها یک دیدگاه است. برای تصویر کامل ، باید برای بسیاری از زوایا پیشرفت و موارد دیگر را اندازه گیری کنید. به دنبال نرم افزاری گزارش دهی باشید که پیشرفت کار ، حجم کار ، برگه های زمانی و موارد دیگر را نیز اندازه گیری کند.

صادرات آسان با ذینفعان

ایجاد گزارش ها فقط آغاز است. شما باید آنها را با ذینفعان به اشتراک بگذارید ، که باید از سکته های گسترده ای در مورد محل در حال حاضر این پروژه برخوردار باشند. در حین ارائه ، می خواهید بتوانید به راحتی یک نسخه را چاپ کنید یا یک PDF را برای ارسال ایمیل به آنها صادر کنید.

گزارش های سریع و آسان

تهیه گزارش ها نباید وقت گیر باشد. این اغلب به معنای معادلات پیچیده برای مشخص کردن پیشرفت ، واریانس ، بار کار و غیره است. بهترین نرم افزار گزارش دهی این توابع را خودکار می کند ، بنابراین برای مدیریت پروژه خود به مدرک ریاضی یا حتی یک ماشین حساب احتیاج ندارید.

جزئیات مربوط به بینش های عملی را بدست آورید

داشبورد برای دیدگاههای سطح بالا در مورد پروژه بسیار عالی است ، اما گزارش ها باید یک شیرجه عمیق تر را در آن داده ها فراهم کنند تا مدیران بتوانند تصمیمات مهم را بگیرند تا پروژه را به سمت یک هدف موفق سوق دهند. شما گزارش هایی را می خواهید که به عمق باشد و کل پروژه را پوشش دهد.

نحوه تهیه گزارش وضعیت پروژه در ProjectManager

نرم افزار گزارشگری ابزاری برای نظارت و ردیابی معیارهای پروژه در زمان واقعی و سپس جمع آوری داده ها در گزارشی است که به راحتی با اعضای پروژه به اشتراک گذاشته می شود. ProjectManager ابزاری برنده جایزه است که با نظارت و گزارش در مورد پیشرفت و عملکرد ، پروژه ها و تیم ها را سازماندهی می کند. برای شروع یک آزمایش 30 روزه رایگان اینجا را کلیک کنید.

با استفاده از ویژگی گزارش ProjectManager به شما امکان می دهد در صورت فیلتر کردن گزارش ، وضعیت نقاط عطف پروژه و کارهای خلاصه را مشاهده کنید. گزارش ها را می توان قبل از صادر شدن به PDF ، Excel ، CSV یا چاپ پیش نمایش داد. هر گزارش را می توان با انتخاب داده ها و ستون هایی که می خواهید در آن قرار دهید ، سفارشی سازی شود.

در اینجا تمام گزارش هایی که می توانید پس از داشتن نرم افزار ایجاد کنید ، آورده شده است.

گزارش وضعیت پروژه

همانطور که در بالا ذکر شد ، وضعیت پروژه مروری بر اینکه پروژه شما در حال حاضر در کجا قرار دارد ، ارائه می دهد و به شما امکان می دهد تعیین کنید که آیا این پروژه به موقع و تحت بودجه است یا خیر. این وظایفی را که در هفته تولید شده است ، نشان می دهد و به تأخیر افتاده است.

در اینجا یک گزارش سریع از گزینه ها هنگام تولید گزارش وضعیت در ProjectManager آورده شده است.

خلاصه

عناصر کلیدی پروژه خود را به طور خلاصه متراکم کنید تا نقاط برجسته در برنامه ، بودجه و هزینه های ذینفعان خود را ضبط کنید. می توانید به روزرسانی های پروژه را در هر زمان برای تیم ، مشتری و حامیان مالی خود ارائه دهید.

وظایف

ببینید کدام وظایف به تأخیر افتاده است و چه زمانی مهلت آنها این است که هرگز پیشرفت خود را از دست ندهید و در برنامه خود بمانید. ProjectManager به شما امکان می دهد فعالیت هایی را به اعضای تیم خود اختصاص داده و در زمان واقعی با آنها ارتباط برقرار کنید.

نقاط عطف و کارهای خلاصه

توجه داشته باشید که برای پیگیری بهتر پیشرفت پروژه ، کدام نقاط عطف تکمیل شده است. از نظر انجام وظایف خلاصه یا زیرنویس در برنامه خود ، جایی را مشاهده کنید.

برنامه ریزی شده در مقابلواقعی

با ردیابی پیشرفت واقعی در گزارش وضعیت ، واریانس پروژه خود را بشناسید ، که در مقایسه با جایی که قصد دارید در آن نقطه از برنامه خود باشید مقایسه می شود.

گزارش وضعیت نمونه کارها

نمونه کارها مجموعه ای از پروژه هایی است که شخص آن را مدیریت می کند. آنها باید در هماهنگی با استراتژی کلی سازمان با هم همکاری کنند.

به سلامت نمونه کارها کامل خود مراجعه کنید ، و اگر آنها برنامه ها و بودجه خود را برآورده می کنند. لیست هایی از مدیران پروژه ، تیم و وظایف خود را برای تعیین بهتر سلامت کلی نمونه کارها خود دریافت کنید.

گزارش طرح پروژه

طرح پروژه نقشه ای است که فعالیت شما را هنگام مدیریت یک پروژه راهنمایی می کند. این گزارش به شما امکان می دهد بدانید که آیا این طرح با پیشرفت واقعی شما برآورده می شود یا خیر.

پروژه خود را در بودجه نگه دارید و بدانید که از اتمام فاصله دارید. یک نمای کلی از برنامه خود و لیستی از تمام کارها و زمان انجام آنها دریافت کنید.

داشبورد پروژه

متفاوت از گزارش های قبلی ، که اسناد استاتیک هستند که به عنوان عکس فوری از یک پروژه صادر می شوند ، یک داشبورد می تواند به عنوان یک نگاه معاصر به این پروژه باشد.

با استفاده از داشبورد پروژه ما ، گزارش وضعیت زمان واقعی را دریافت کنید. هر جنبه ای که در یک گزارش وضعیت یافت می شود ، به طور خودکار در شش معیار داشبورد برای نمای بالای عملکرد پروژه شما به روز می شود.

داشبورد نمونه کارها

دقیقاً مانند داشبورد پروژه ، داشبورد نمونه کارها به عنوان یک نمای در زمان واقعی عمل می کند ، به جز مجموعه ای از پروژه ها به جای یک مورد.

با ایجاد یک پوشه در بخش پروژه های نمای کلی ، داشبورد نمونه کارها را تنظیم کنید. پروژه هایی را که می خواهید اندازه گیری کنید اضافه کنید و داشبورد پرتفوی شما هزینه های آنها ، بار کاری و موارد دیگر را ردیابی می کند.

قالب بندی گزارش وضعیت پروژه

برای یادآوری ، اهداف گزارش های وضعیت به این موارد است:

• به تیم مدیریت پروژه کمک کنید تا هزینه ها ، وظایف و جدول زمانی را پیگیری کند
• پیش بینی بودجه و زمان را با هزینه های واقعی و مدت زمان کار مقایسه کنید
• ارتباطات را در سراسر سازمان بهبود بخشید
• روند ارتباطات را ساده کنید
• ذینفعان را آگاه نگه دارید
• پیام های کلیدی را به مخاطبان هدف مورد نظر ارائه دهید
• پشتیبانی سازمانی برای پروژه ها یا تیم خود را بهبود بخشید

اگر به ذینفعان گزارش می دهید ، نمی خواهید آنها را با جزئیات مورد علاقه آنها قرار دهید. زمان آنها ، مانند شما ، محدود است. به آن احترام بگذارید. اگر آنها می خواهند در مورد جنبه خاصی از پروژه اطلاعات بیشتری کسب کنند ، می توانید برای شیرجه عمیق تر وارد شوید.

چگونه گزارش وضعیت پروژه خود را قالب بندی کنیم

روش های زیادی برای قالب بندی گزارش وضعیت شما وجود دارد. می توانید مال خود را به هر روش قرار دهید. به طور طبیعی ، بسته به نوع گزارش و چه کسی برای چه کسی است ، شما را در یک دوره خاص قرار می دهد. اما معمولاً الگویی وجود دارد که بدون در نظر گرفتن مسیری که انتخاب می کنید دنبال کنید.

مانند هر گزارشی ، شما با یک مقدمه شروع می کنید. یک مرور کلی از آنچه باید دنبال کنید ارائه دهید. این امر برای تهیه این بخش آخر منطقی تر خواهد بود ، بنابراین می توانید خلاصه ای دقیق از محتوای آینده را تهیه کنید.

شما بعد می خواهید دستاوردها را لیست کنید. از حقایق ، اعداد و جزئیات سخت و چگونگی منعکس کننده پیشرفت شما برای دستیابی به اهداف و اهداف کلی پروژه استفاده کنید. صحبت از اهداف ، شما می خواهید آنها را نیز بیان کنید ، به ویژه هدف گزارش.

از مشکلات غافل نشوید. توجه داشته باشید که تنگناها و موانع جاده ای که مانع از حضور شما در هنگام برنامه ریزی برای حضور در این مرحله از پروژه می شوند ، توجه کنید. انتظارات را با جزئیات خطرات و موضوعاتی که می تواند به مشکلاتی تبدیل شود که رسیدن به هدف شما سخت تر می شود ، تنظیم کنید. همچنین ، نحوه برنامه ریزی و حل و فصل این مسائل را در هنگام بروز آنها و به چه منابع مورد نیاز خود بنویسید.

بهترین روشها برای ارائه گزارش های وضعیت پروژه

این که آیا شما گزارش وضعیت هفتگی خود را در یک جلسه ارائه می دهید ، یا به روزرسانی ایمیل هفتگی ارسال می کنید ، ایده خوبی است که قبل از پرش به ارائه گزارش خود ، بهترین شیوه ها را هنگام گزارش از پیشرفت پروژه بدانید.

برقراری ارتباط

گزارش های وضعیت پروژه فقط یک جنبه واحد در برنامه ارتباطی شما است. برای برقراری ارتباط با همه چیز به طور کامل به آن اعتماد نکنید ، اما از آن برای ارائه داده های مناسب به طرف مناسب در زمان مناسب استفاده کنید.

مخاطبان خود را بشناسید

گزارش های وضعیت پروژه وسایل نقلیه برای برقراری ارتباط است ، اما اگر از مقصد مطمئن نیستید ، نمی خواهید کالا را تحویل دهید. ذینفعان مانند مشتری و حامیان مالی می خواهند تصویر بزرگ را بدانند ، در حالی که اعضای تیم بیشتر به مشخصات علاقه مند خواهند بود.

ثبات

از همان قالب ، چرخه توزیع و روش استفاده کنید. چیزها را مخلوط نکنید. این تنها اثربخشی جنبه ارتباطی گزارش را مختل می کند.

معیارها را ایجاد کنید

هنگام برنامه ریزی برای پروژه ، بفهمید که چگونه می خواهید پیشرفت آن را اندازه گیری کنید ، و سپس به عنوان گزارش در مورد این پروژه در طول چرخه زندگی خود ، به این روش پایبند باشید.

ساده کردن

شما می خواهید این گزارش مؤثر باشد ، بنابراین آن را با جزئیات غیر ضروری مبهم نکنید. به این نکته بمانید و فقط گزارش دهید که چه چیزی نیاز به گزارش دارد.

تأیید کردن

مخاطبان شما نظرات یا حقایق غیرقابل اثبات را نمی خواهند. دقت لازم را انجام دهید ، و اطمینان حاصل کنید که شما فقط آنچه را که مخاطبان خود می خواهند ارائه می دهید.

معیارها

مانند قوام ، نگه داشتن استانداردهای فرآیند و الگویی برای گزارش ، اطمینان حاصل می کند که گزارش شما مشخص است.

از ابزارها استفاده کنید

ابزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که این بهترین شیوه ها را در بر می گیرد و به لطف داشبورد و ویژگی های گزارش دهی خودکار ، روند گزارشگری را ساده تر می کند.

انواع دیگر گزارش های وضعیت

گزارش های وضعیت فقط یکی از بسیاری از گزارش هایی است که مدیران پروژه از آن استفاده می کنند تا در مورد پیشرفت پروژه های خود به روز شوند. وضعیت عمومی تر است ، در حالی که دیگران روی جنبه های خاص پروژه تمرکز می کنند. برخی از گزینه های متداول گزارش وضعیت در زیر دنبال می شوند.

گزارش وظایف

هر پروژه از وظایف تشکیل شده است ، اغلب بسیاری از آنها. برای پیگیری همه آنها به یک گزارش نیاز دارید.

تمام کارهای پروژه خود را در یک مکان جمع آوری کنید. گزارش را فیلتر کنید تا وضعیت هر کار را نشان دهید تا ببینید که آیا موانع جاده ای یا تنگنا وجود دارد. شما باید قبل از تأثیرگذاری بر جدول زمانی پروژه شما ، از مسائل مراقبت کنید.

گزارش برگه ها

تیم ها ساعت های خود را در برگه های زمانی ثبت می کنند تا برای حقوق و دستمزد به مدیران ارسال کنند. TimesHeets همچنین با نظارت بر ساعت های ثبت شده در کارها ، راه دیگری برای پیگیری پیشرفت در یک پروژه است.

برگه زمان اعضای تیم منتخب را مشاهده کنید و ساعاتی را که در طی طیف وسیعی از زمان با استفاده از نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه کار کرده اند ، بدانید.

گزارش در دسترس بودن

پیگیری اینکه تیم شما می تواند کار کند ، هنگامی که آنها وقت مرخصی را پرداخت کرده اند یا تعطیلات برای برنامه ریزی و مدیریت بار کار بسیار مهم است.

فوراً بدانید که چه کسی کار زیادی در تیم شما دارد و اگر آنها برای کار در دسترس هستند. اعضای تیم در این گزارش با نرخ استفاده ذکر شده اند. این داده ها به شما کمک می کند تا وظایف خود را مجدداً تغییر دهید.

گزارش بار کاری

حجم کار میزان کارهایی است که تیم شما به شما اختصاص داده شده است. متعادل نگه داشتن حجم کار آنها ، بنابراین هیچ کس در صفحه خود زیاد نیست ، این است که شما چگونه بهره وری و روحیه را افزایش می دهید.

کل تیم خود را با میزان کارهایی که به آنها اختصاص داده اند ، ببینید. بدانید که آیا کسی کارهای بیش از حد یا خیلی کمی دارد و بار کاری خود را متعادل می کند تا بیشتر انجام شود و مردم را به آتش نکشید.

گزارش واریانس

واریانس تفاوت بین آنچه شما برای پروژه برنامه ریزی کرده اید و جایی که در واقع در اجرای آن قرار دارید ، است. اینگونه است که می دانید پروژه شما در مسیر است یا خیر.

هنگام برنامه ریزی ، پایه را بر روی ابزار نمودار Gantt تنظیم کرده و داده ها را در برنامه فعلی خود بدست آورید. سپس ، آن را در برابر جایی که قصد داشتید در این مرحله از برنامه باشد مقایسه کنید.

آیا گزارش های وضعیت پروژه هفتگی ایده خوبی است؟

اهمیت گزارش وضعیت پروژه باید واضح باشد ، اما چند بار باید آنها را تولید کنید؟به طور کلی ، گزارش های وضعیت هفتگی است. اما ایجاد گزارش های روزانه یا حتی ماهانه ، که می تواند بهترین انتخاب برای مشاغل در صنایع خاص باشد ، غافل نیست. از کجا می دانید کدام یک برای شما مناسب است؟

روزانه

یک گزارش وضعیت روزانه به سمت اهداف کوتاه مدت در نظر گرفته شده است. این راهی برای انجام یک پست مرگ در کار روز و یادگیری درسهایی از آنچه اشتباه پیش آمد و چه چیزی درست پیش آمد. همچنین از روز قبل با دستاوردها صحبت خواهد کرد و برای روز بعد چه چیزی در عرشه است.

هفتگی

گزارش وضعیت هفتگی بیشتر به این نتیجه می رسد که آنها ارزش کار هفته را پوشش می دهند ، از جمله آنچه به دست آمده و آنچه برای انجام آن باقی مانده است. آنها فقط در یک بازه زمانی طولانی تر ، محتوای مشابه را با گزارش روزانه ، مانند چالش ها و درسهای آموخته شده به اشتراک می گذارند.

ماهانه

گزارش وضعیت ماهانه فقط برای پروژه هایی با مدت زمان بسیار طولانی مفید است. در غیر این صورت ، شما می خواهید داده های منظم تری بدست آورید. با این حال ، هنگامی که این پروژه در مدت زمان زیادی کشیده می شود ، گزارش های وضعیت ماهانه (یا حتی سه ماهه) توصیه می شود. محتویات تمایل به یکسان دارند.

نرم افزار گزارشگری ما را به مدت 30 روز امتحان کنید

ProjectManager یک نرم افزار مبتنی بر ابر است و گزارش یک کلیک است که یکپارچه با ویژگی های برنامه ریزی ، برنامه ریزی و ردیابی ادغام می شود. داده های زمان واقعی را که می توانند در هشت گزارش مختلف پروژه فیلتر و به اشتراک گذاشته شوند دریافت کنید. با ما می توانید از یک نرم افزار برای تمام نیازهای مدیریت پروژه خود استفاده کنید.

شرکت هایی مانند بانک آمریکا و سازمان هایی مانند ناسا و خدمات پستی ایالات متحده از ما برای مدیریت پروژه های بزرگ و کوچک استفاده کرده اند. بیش از 10،000 تیم در سراسر جهان کنترل بیشتری بر کار خود دارند و با استفاده از نرم افزار ما تولید کننده تر می شوند.

اگر می خواهید روند گزارش دهی را ساده کنید و به دنبال ابزاری هستید که با نمودارهای گانت آنلاین ، تابلوهای Kanban برای تجسم گردش کار و داشبورد برای نمای سطح بالا از معیارهای پروژه ، پس از آن ابزار ما را با این آزمایش 30 روزه امتحان کنید. بشر