سبک نوشتن ارتباطات فنی (تقریباً همیشه) مختصر ، دقیق ، مستقیم و سازمان یافته است. بخش های زیر نکات مفید و بهترین روشها را بیان می کند ، اما می دانید که اینها فقط یک نقطه شروع هستند. سبک نوشتن چیزی است که شما باید از آن آگاه باشید و به طور مداوم کار کنید تا مهارت های ارتباطی خود را اصلاح کنید.

یک سبک نوشتن ارتباطات فنی ، انتقال کارآمد اطلاعات را در اولویت قرار می دهد - این ممکن است تغییری در انواع نوشتاری که در گذشته انجام داده اید باشد."نوشتن دبیرستان" به طور معمول مقاله های توصیفی با نیاز طول است. ارتباطات فنی از شما می خواهد که اطلاعات را مستند کنید و آن را به روشی مختصر ، دقیق و حرفه ای ارتباط برقرار کنید. تمرکز بیشتر به این موضوع است که نوشتن به این هدف خوب است نه اینکه اثبات کنید که چیزی را خوانده اید یا می فهمید.

تکالیف نوشتن اغلب ساختارهای خاص یا لیستی از عناصر مورد نیاز را ارائه می دهد. با این حال ، به سادگی تحقق این دستورالعمل ها به ندرت برای ایجاد یک سند منسجم و واضح کافی است. برای اینکه یک نویسنده موفق باشید نه تنها در مهندسی سال اول ، بلکه در دوره های اصلی و حرفه خود ، باید به شیوه هایی که سبک نوشتن شما برای تغییر در یک وضعیت به وضعیت دیگر نیاز دارد ، توجه کنید.

درک "سبک نوشتن"

برای درک اینکه "سبک نوشتن" چیست ، در مورد همه روشهای مختلف صحبت کردن مردم فکر کنید. آنها با صدای صدا ، حجم و سرعت تحویل ، قادر به ایجاد خلق و خوی ، شخصیت ها و اهداف مختلف هستند. به این فکر کنید که چگونه یک شخص در حالی که یک داستان خنده دار را می گوید به نظر می رسد. سپس به این فکر کنید که شخص در حالی که در مورد مشکلات خود به شما می گوید چگونه به نظر می رسد.

شما همچنین ممکن است به طور شهودی بدانید که برخی از روشهای صحبت کردن برای برخی شرایط مناسب است ، اما برای برخی دیگر نیست. اگر می خواستید یک سخنرانی پرشور برای ترغیب مخاطبان خود برای رای دادن به شما ارائه دهید ، مطمئناً نمی خواهید به نظر برسید که در یک مراسم تشییع جنازه (یا برعکس) یک مداحی را ارائه می دهید.

همین مفاهیم مربوط به نوشتن شما است. نحوه ارائه اطلاعات - صدا ، لحن ، خلق و خوی نوشتن شما - "سبک" است. این تأثیر می گذارد که مخاطبان شما به خوبی اطلاعاتی را که می خواهید ارتباط برقرار کنید ، درک و پاسخ می دهند. از آنجا که سبک نوشتن بر نحوه پاسخ خواننده شما تأثیر می گذارد ، از آن آگاه باشید و از آن برای کمک به شما در دستیابی به هدف خود استفاده کنید.

در بیشتر موقعیت ها، باید به سبکی که خواننده تان انتظار دارد، ارتباط برقرار کنید. این اغلب بر اساس ژانر (نوع سند) و زمینه ایجاد می شود. اگر از شما خواسته شود که یک گزارش آزمایشگاهی تهیه کنید، خواننده شما انتظارات خاصی در مورد آنچه در آن وجود دارد خواهد داشت، و اگر آن انتظارات را برآورده نکنید، به شما به عنوان یک ارتباط دهنده منعکس نمی شود و احتمال اینکه پیام شما کمتر باشدتحویل داده شده.

از آنجایی که سبک نوشتن بر نحوه پاسخ خواننده شما تأثیر می گذارد، از آن آگاه باشید و از آن برای رسیدن به هدف خود استفاده کنید.

بنابراین، مخاطب و هدف همیشه بر سبک نوشتاری شما تأثیر می گذارند، همانطور که در درک مخاطبان شما بحث شد. در این فصل، راهنمایی برای توسعه یک سبک نوشتن ارتباطات فنی عمومی برای اسناد مشترک در مهندسی سال اول خواهید یافت.

مختصر

جملات باید واضح و ساده باشند و در هر جمله یک مفهوم را منتقل کنند. در موقعیت هایی که می خواهید پیام شما بدون ابهام باشد، جملات ساده، کوتاه و مستقیم بهترین هستند.

از «پرکننده» یا «پر» که نوشته شما را به هم می ریزد و اطلاعات مفیدی ارائه نمی دهد، خودداری کنید. در اینجا برخی از انواع رایج "پرکننده" وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید:

نمونه هایی از ویرایش برای خلاصه

با این حال به خاطر داشته باشید که کوتاه تر همیشه بهتر نیست. به عنوان مثال ، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که به دلیل صداگذاری شخصیت شخصی ، دوستانه یا مکالمه ، قربانی کنید. اگر مجبور به ارائه خبرهای بد هستید ، یک ایمیل دو جمله ای ممکن است به عنوان بی ادب یا بی ادبانه روبرو شود ، در حالی که نوشتن یک ایمیل طولانی تر که باعث ایجاد گزارش می شود و شامل لمس های کیفی تر و شخصی تر می شود ممکن است ضربه را نرم کند. این رویکرد می تواند تأثیر مثبتی بر یک تیم پویا یا ارتباط با مشتری داشته باشد به طوری که حتی با تعداد کلمات کمی بالاتر ، نتیجه نهایی بهتر است.

دقیق

متن دقیق از ابهام جلوگیری می کند و تضمین می کند که اطلاعات صحیح به خواننده شما منتقل می شود. این بدیهی است که برای تنظیمات مهندسی ، جایی که اطلاعات بسیار فنی در حال برقراری ارتباط است ، ضروری است.

نوشتن دقیق به طور کلی معیارهای زیر را رعایت می کند:

1. اظهارات قابل اثبات است. ابهام ممکن است احساس امنیت را فراهم کند ، اما منجر به اسنادی می شود که در بهترین حالت باید بیشتر مورد بررسی قرار گیرد. زبان نادرست در محیط کار می تواند منجر به سوء استفاده خطرناک نتایج شود.
2. بیانیه ها خاص و معنی دار هستند. عبارات یا توصیف کننده هایی که در زندگی روزمره استفاده می شوند ، اغلب در یک سند فنی مناسب نیستند. کلماتی مانند "سرما" یا "بهترین" بی معنی هستند مگر اینکه یک استاندارد مقایسه برقرار شود. چه چیزی "سرد" برای فلز محسوب می شود؟برای مواد ارگانیک؟
3. توصیف کنندگان هر زمان ممکن اندازه گیری می شوند. اگر داده های دقیق مشخص نباشد ، باید با مشاهدات عینی جایگزین شود ، به عنوان مثال ، "آب شروع به جوشیدن کرد."هنگام تعیین تعیین کیفیت مانند "بهتر" یا "بهترین" ، تعیین کنید که از چه معیارهایی استفاده می کنید و به جای بیان بیانیه ذهنی ، این معیارها را با خواننده خود به اشتراک بگذارید.
4. انتخاب کلمه به طور دقیق نشان دهنده سطح اطمینان است. کلماتی مانند "اثبات" ، "ضمانت" یا "یقین" ، نهایی را برقرار می کنند که به ندرت در علم و مهندسی وجود دارد. شما اغلب بر اساس شواهد نتیجه گیری خواهید کرد ، اما بعید است که شما هرگز نتایج آزمایش یا طراحی خود را اثبات یا تضمین کنید. از کلماتی که دقیق هستند استفاده کنید و هنوز هم عدم اطمینان را امکان پذیر کنید ، مانند: "نشان دهید" ، "پیشنهاد" ، "بسیار محتمل" ، "کاهش" ، "کاهش" یا "افزایش"

برنامه: خطای آدرس دهی در مستندات آزمایشگاه

در مستندات آزمایشگاه ، خطای سیستماتیک و تصادفی باید مورد توجه قرار گیرد. این گزارش باید هر دو خطای احتمالی را که می تواند رخ دهد و تأثیر آن خطاها بر نتایج را بررسی کند.

خطای سیستماتیک خطایی است که با ادامه آزمایشات نمی توان کاهش یافت. این خطاها اغلب زمانی اتفاق می افتد که ابزارها به اندازه کافی دقیق نیستند یا از مدلی استفاده می شود که سیستم مورد مطالعه را به طور کامل توضیح نمی دهد. فرضیات ساده را در طراحی یا تجزیه و تحلیل تجربی ساده کنید. به عنوان مثال ، بسیاری از آزمایشات فرض می کنند که هیچ تلفات اصطکاک در یک سیستم وجود ندارد. این ممکن است به طور قابل توجهی بر نتایج آزمایش آزمایش عملکرد یک موتور تأثیر بگذارد. نتایج باید تأیید کند که خسارات اضافی ناشی از اصطکاک در نظر گرفته نشده است.

خطاهای تصادفی عوامل غیرقابل پیش بینی هستند که بر داده های جمع آوری شده از آزمایش تأثیر می گذارند. اثرات خطاهای تصادفی را می توان از طریق آزمایشات مکرر به حداقل برساند. به عنوان مثال ، اگر یک لیوان دقیقاً تا 20 میلی لیتر پر شود ، تقریباً به همان اندازه محتمل است که محقق لیوان را کمی بالاتر یا پایین تر از آن سطح پر کند. بعد از آزمایشات متعدد ، سطح متوسط باید نزدیک به 20 میلی لیتر باشد. اگر اینگونه نباشد ، احتمالاً خطاهای سیستماتیک نیز بر روی آزمایش تأثیر می گذارد.

مستقیم

ارتباطات فنی باید به سرعت به این نکته برسد - خوانندگان باید فوراً بدانند که چه انتظاری را دارند و آیا این سند نیازهای آنها را برآورده می کند.

جنبه اصلی هدایت در سبک نوشتن واژگان است. مستقیم ترین رویکرد از واژگان مناسب برای وضعیت استفاده می کند و از کلمات "فانتزی" یا "گلدار" در تلاش برای صداگذاری "هوشمند" یا چشمگیر استفاده نمی کند.

نوشتن جملات غیر ضروری پیچیده در تلاش برای بالا بردن درک تخصص شما وسوسه انگیز است ، اما این می تواند پیام را که در حال برقراری ارتباط است مبهم کند ... صبر کنید ، بیایید دوباره آن را امتحان کنیم ...

نوشتن جملات غیر ضروری پیچیده هنگامی که سعی می کنید باهوش به نظر برسید وسوسه انگیز است ، اما این می تواند پیام شما را کمتر روشن کند. بهتر!

در اکثر ارتباطات حرفه ای ، هدف این است که برای اوضاع و مخاطبان به نظر برسند ، در عین حال بی تکلف و طبیعی. فقط در صورت بهبود کیفیت ارتباطات از jargon استفاده کنید. درک مخاطبان خود را برای بحث در مورد سطوح مناسب فنی بر اساس نوع مخاطب مشاهده کنید.

برخی از نمونه های زبان "گل" (و جایگزین های مستقیم تر):

• تعیین (تعیین ، یادگیری)
• خاتمه (پایان)
• استفاده (استفاده)
• استخدام (استفاده)
• Endeavor (امتحان کنید)
• اینجا (اینجا)
• تهیه (دریافت)
• ارائه نشده (ناموفق)

در اینجا چند روش عملی اضافی برای اطمینان از مستقیم در نوشتن فنی و حرفه ای آورده شده است:

• به وضوح هدف و دامنه یک سند یا ارتباطات را در ابتدا بیان کنید - به سرعت به یک نقطه بروید.
  • در صورت امکان ، مهمترین اطلاعات را در ابتدا قرار دهید.
  • برخی از انواع اسناد ، مانند یادداشت ها ، به یک بیانیه هدف خاص نیاز دارند ، اما هر ارتباطی باید به وضوح به خواننده بگوید که چه چیزی می تواند انتظار داشته باشد ، مشابه تماس های "در این فصل" که در این راهنما استفاده می شود.

  این برای ارتباطات در بسیاری از زمینه ها مهم است ، و سیاست زبان ساده نمونه مفیدی از کاربرد دنیای واقعی "مستقیم بودن" در ارتباطات است.

  زبان ساده به عنوان نمونه ای از ارتباطات "مستقیم"

  در سال 2010 ، کنگره ایالات متحده قانون نوشتن ساده را تصویب کرد ، که نشان داد اسناد دولتی صادر شده برای عموم باید به وضوح نوشته شود. دستورالعمل های مربوط به زبان ساده در سراسر جهان برای تقویت دسترسی مردم به اطلاعات تدوین شده است. دستورالعمل های ایالات متحده بیان می کند که کاربران باید بتوانند آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند ، آنچه را پیدا می کنند درک کنند و از آنچه پیدا می کنند برای رفع نیازهای خود استفاده کنند.

  زبان ساده روشی برای برقراری ارتباط با اطلاعات است که بر تجربه خواننده متمرکز است. چگونه می توان اطلاعات را به روشی ارائه داد که برای خواننده مفید باشد؟انواع مختلف ارتباطات به سطوح مختلف اطلاعات پس زمینه نیاز دارد ، اما دسترسی مهم همیشه باید آسان باشد.

  خوب سازمان یافته

  ترتیب ارائه اطلاعات در چگونگی درک آن به راحتی تأثیر می گذارد. به عنوان یک ارتباط دهنده ، باید اطمینان حاصل کنید که هر سند ، ایمیل یا ارائه ای که ایجاد می کنید یک سازمان عمدی ، منطقی و سازگار است.

  برای موفقیت به عنوان یک ارتباط دهنده ، ابتدا باید سازمان ارتباطات را درک کرده و سپس آن را برای مخاطبان خود طرح کنید. داشتن یک "نمای بزرگ تصویر" از هدف و ساختار سند در مراحل نوشتاری مهم است - تحمیل سازمان خوب در یک نوشتار دشوار است ، مگر اینکه از ابتدا با دقت سازمان را در نظر بگیرید.

  در اینجا چند روش عملی برای ایجاد یک سند به وضوح به خوبی سازمان یافته آورده شده است:

  • طرح را در مرحله "نمایندگی و برنامه" فرآیند نوشتن تشریح کنید. این امر به ویژه در هنگام نوشتن به عنوان بخشی از تیم مفید است زیرا تضمین می کند که هر یک از اعضای تیم درک مشترکی از نحوه "متناسب بودن هر بخش" در سند بزرگتر داشته باشند.
  • از یک سازمان دهنده پیشرفته برای "پیش بینی" محتوای یک سند استفاده کنید و انتظارات مخاطبان خود را برای ساختار ارتباطات تنظیم کنید. مثلا:
    • "این گزارش نیاز به این برنامه را تشریح می کند و سپس شواهد خاصی را برای پشتیبانی از برنامه پیشنهادی ارائه می دهد."
    • "در بخش های بعدی ، ما یک مرور کلی از روش آزمایشی ارائه می دهیم ، یافته ها را ارائه می دهیم ، داده ها را تجزیه و تحلیل می کنیم و نتیجه گیری ها و توصیه های خود را ارائه می دهیم."
    • علاوه بر این ، همچنین ، اول/دوم/سوم ، علاوه بر این ، علاوه بر این
    • نتیجه: در نتیجه ، و بنابراین ، بنابراین ، به عنوان یک نتیجه
    • مقایسه: به همین ترتیب ، به همین ترتیب ، به همان روش
    • تضاد یا جایگزین: با این حال ، با این حال ، با این حال ، در غیر این صورت ، برعکس ، با این وجود ، با وجود این
    • مثال یا توضیح: به عنوان مثال ، به عنوان مثال ، به طور خاص ، در واقع ، به عبارت دیگر
    • خلاصه یا نتیجه گیری: سرانجام ، در نتیجه ، در بسته شدن

    چندین مدل وجود دارد که ارتباطات فنی اغلب برای ارائه اطلاعات دنبال می شوند.

    پیشرفت وقایع رخ داده یا کارهایی را که باید انجام شود برجسته می کند. اغلب در:
    • گزارش های آزمایشگاه و یادداشت های آزمایشگاهی
    • گزارش فنی
    • مستندات تجربی

    در حالی که خواننده شما باید بتواند اطلاعات خاصی را به راحتی پیدا کند ، آنها همچنین باید جهت روشنی را برای سند شما به عنوان یک کل مشاهده کنند. تجربه خواننده خود را با همدلی در نظر بگیرید. اگر در حال خواندن این سند هستید ، انتظار دارید اطلاعات خاصی را پیدا کنید؟آیا خواننده شما از خواندن سند از ابتدا تا انتها درک روشنی از روند شما کسب می کند؟

    یادداشتی در مورد سازمان گزارش آزمایشگاه

    گزارش آزمایشگاه شامل بخش هایی برای نتایج و بحث است. دانش آموزان غالباً داده ها را از بخش خاصی از آزمایشگاه ارائه می دهند ، سپس بلافاصله قبل از حرکت به نتایج بخش بعدی ، در مورد معنی آن داده ها در بخش نتایج بحث می کنند.

    از منظر زمانی که منطقی به نظر می رسد ، اما این ساختار گزارش آزمایشگاه نیست. جابجایی به عقب و جلو از نتایج به تفسیر بی دست و پا است و ممکن است خواننده شما را به دنبال تفسیر داده ها در بخش بحث و گفتگو که در آنجا نیست ، رها کند.

    برای اطلاعات بیشتر به راهنمای محتوای گزارش آزمایشگاه مراجعه کنید.

    غذای اصلی

    • وقتی در حال تجدید نظر یا ویرایش برای سبک نوشتن هستید ، بپرسید ...
      • معنی دار؟
      • قابل تایید؟
      • اطلاعات مفید برای خواننده من؟