هفت مرحله برنامه ریزی اقدام

تیم و عملیات شما با چالش ها یا مشکلاتی روبرو خواهد شد که باید برطرف شود. ما یک فرایند هفت مرحله ای را برای کمک به شما در حل مشکلات بیان کرده ایم.

به روز شده: 24 فوریه 2023

هفت مرحله برنامه ریزی اقدام

1. تعریف مشکل (ها)
2. داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید
3. مسئله (ها) را روشن و اولویت بندی کنید
4. برای هر راه حل یک بیانیه هدف بنویسید
5. اجرای راه حل ها: برنامه اقدام
6. نظارت و ارزیابی
7. با یک مشکل جدید مجدداً راه اندازی کنید یا مشکل قدیمی را اصلاح کنید

در زیر نمونه ای ساده از روند حل مسئله در عمل است: صاحب مزرعه لبنیات متوجه می شود که وزن مخزن فله در این هفته نسبت به هفته گذشته کمتر است. در بخش های بعدی برای حل این مشکل هفت مرحله را طی خواهیم کرد:

مرحله 1: مشکل (ها) را تعریف کنید

اوضاع را ارزیابی کنید. آیا همه امکانات در نظر گرفته شده است؟در این مرحله ، تمام امکانات را کاوش کنید ، از همه افراد درگیر یا علاقه مند بخواهید تا بتوانند مشکل را شناسایی کنند. آیا فقط یک مشکل وجود دارد یا بیشتر وجود دارد؟

صاحب مزرعه ما تحقیقات کاملی را در تلاش برای تعیین اینکه چرا وزن مخزن فله کاهش یافته است ، انجام می دهد. او با دامپزشک بررسی می کند تا مطمئن شود که یک عامل بهداشتی مؤثر وجود ندارد. وی همچنین دارای متخصص تغذیه است که سهمیه را برای اطمینان از تغذیه در سطح مناسب ارزیابی می کند. علاوه بر این ، وی با کارمندانی که روزانه با گاوها تعامل دارند مصاحبه می کند. این همان چیزی است که او پیدا می کند:

• روشهای عملیاتی استاندارد به طور کامل در سالن شیردوشی دنبال می شود.
• چندین فیدر جایگزین برخی از پیش فرض ها را با کمبود پیدا کردند. برای تغذیه گاوهای شیردوشی ، آنها مجبور بودند پیش از مخلوط کردن جیره های گله ، پیش فرض را تهیه کنند.
• بازدیدها و گزارش دامپزشکی گاوها از سلامتی خوبی برخوردار هستند.
• متخصص تغذیه ، جیره ها را ارزیابی می کند و آنها را برای گروه های مختلف تولیدی مناسب می داند.

صاحب مزرعه شروع به شک و تردید می کند که این مشکل نتیجه تغییر در جیره خوراک است که در نتیجه افراد مختلف با اختلاط خوراک تغذیه می شود.

مرحله 2: داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید

اکنون که مشکل را شناسایی کرده ایم ، داده ها را برای اثبات یا رد این فرض که مشکل ما نتیجه جیره بندی متناقض است ، جمع آوری و تجزیه و تحلیل می کنیم. ما موقعیت ها را با پرسیدن سؤال تجزیه و تحلیل می کنیم.

• چه ماده (های) موجود در جیره رایانه مشکل احتمالی است؟
• دیگران (دامپزشک ، متخصص تغذیه ، گله دار) چه دلیل وزن مخزن فله پایین را می دانند؟
• فیدرها چه می بینند؟چه مقدار خوراک در کوچه است که خوراک جدید از بین می رود؟
• داده های آزمون چه چیزی را نشان می دهد؟تجزیه و تحلیل نمونه از جیره بندی شده ، جیره بندی شده توسط گاوها و جیره باقی مانده هنگام تحویل خوراک جدید را با یکدیگر مقایسه کنید.

در سناریوی ما ، صاحب مزرعه وزن مخزن فله را بررسی می کند و تأیید می کند که وزن مخزن کاهش می یابد. بعد او شماره های گاو را بررسی می کند تا ببیند شاید اینها پایین آمده باشند. درعوض ، او می یابد که تعداد گاو بالا رفته است. در حالی که او در حال جمع آوری اطلاعات از کارمندان است ، به او یادآوری می شود که فیدر قدیمی برای موقعیت جدید ترک شده است. او می یابد که افراد مختلفی برای مخلوط کردن جیره خوراک وارد شده اند. مالک شروع به شک و تردید می کند که جیره های روزانه گاو به طور مداوم انجام نمی شود. وی تجزیه و تحلیل نمونه های خوراک را در سه تغذیه بعدی بررسی می کند و می یابد که این تغییر فراتر از حد مجاز برای پذیرش است.

مرحله 3: مشکل (ها) را روشن و اولویت بندی کنید

اگر بیش از یک مشکل وجود داشته باشد ، باید مشکلات را در اولویت قرار دهید تا بتوانید ابتدا روی مهمترین مشکلات تمرکز کنید. از سؤالات زیر بپرسید تا به شما در مرتب سازی مشکلات با مسائل اولویت بالاتر در صدر لیست کمک کند.

• کدام مشکل می تواند از نظر سلامت گاو یا کارمندان عواقب منفی داشته باشد؟
• آیا هیچ یک از مشکلات این عملیات در معرض خطر عدم رعایت مقررات است؟
• کدام مشکلات بیشترین تأثیر را در ثبات اقتصادی بلند مدت این عملیات دارد؟
• کدام مشکلات تأثیر کوتاه مدت بر ثبات عملیات دارد؟

در این حالت ما فقط یک مشکل داریم - عدم وجود سهمیه مداوم ، بنابراین اولویت بندی لازم نیست.

مرحله 4: برای هر راه حل یک بیانیه هدف بنویسید

مرحله بعدی در این فرآیند تنظیم S. M. A. R. T. اهداف ، یا اهدافی که:

• s - خاص
• م - قابل اندازه گیری
• a - قابل دستیابی
• r - مرتبط
• t - به موقع

این تیم باید مشکلاتی را که شناسایی شده اند انجام داده و آنها را برای هر یک از این موارد ارزیابی کند. اگر تمام اهدافی که تعیین شده است S. M. A. R. T. اهداف ، عالی - شما آماده هستید تا به پیشرفت پیشرفت بروید. در غیر این صورت ، با تیم کار کنید تا تنظیمات لازم را انجام دهید تا اهداف S. M. A. R. T.

s - خاص

اهداف خاص واضح و متمرکز است ، گسترده ، مبهم یا عمومی نیست. اهداف خاص اطلاعات خاصی در مورد رفتارهایی که با هدف مرتبط هستند ارائه می دهد. این اهداف نشان می دهد که چه کسی چه کاری ، چه زمانی و چگونه انجام خواهد داد.

• نمونه ای از هدفی که خاص نیست - "تیم مشورتی سودآوری لبنیات PleasantView را بهبود می بخشد."
• Example of a specific goal - "Employees of Pleasantview Dairy will lower feed costs by producing high-quality forages (RFV>125) ، با داشتن تجهیزات علوفه در حالت کار برتر تا اول ماه مه ، اولین محصول سیلو یونجه را تا 25 ماه مه ذخیره می کند و همچنان در فواصل 31 روزه در طول فصل رشد ادامه می یابد. "

م - قابل اندازه گیری

اهداف قابل اندازه گیری یک شاخص قابل اندازه گیری موفقیت را ارائه می دهد ، به طوری که نظارت بر پیشرفت و تعیین زمان دستیابی به موفقیت آسان می شود. اندازه گیری موفقیت ممکن است با اعداد یا تعیین ساده بله/خیر اندازه گیری شود.

• نمونه ای از هدفی که قابل اندازه گیری نباشد - "کارمندان لبنیات PleasantView باعث بهبود کیفیت خوراک می شوند."
• نمونه ای از یک هدف قابل اندازه گیری - "کارمندان لبنیات PleasantView میانگین خوراک نسبی را از 100 به بیشتر از 140 برای تمام سیلوهای یونجه ذخیره شده در تابستان امسال افزایش می دهند" یا "تمام مواد موجود در TMR با استفاده از مقیاس های الکترونیکی وزن می شوند و به آن تحویل می دهندFeed Bunk تا ساعت 10:00 A. M. "

a - قابل دستیابی

اهداف قابل دستیابی واقع بینانه است و به خوبی در توانایی ها ، مسئولیت ها و منابع مدیریت و کارکنان است. این بدان معنا نیست که اهداف باید آسان باشد. برای رسیدن به سطح بالاتری از عملکرد باید تمام تلاش شود. گاهی اوقات اهداف "کشش" می تواند کسی را ترغیب کند تا از منطقه راحتی خود خارج شود و وظایف خود را به روشی جدید ، چالش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی که منجر به بهبود کلی این عملیات می شود ، برطرف کند.

• نمونه ای از هدفی که قابل دستیابی نیست - "بازده شیر از مقدار x فراتر خواهد رفت" ، جایی که X فراتر از محدودیت های نژاد گاو ، امکانات و مدیریت این عملیات است.
• نمونه ای از یک هدف قابل دستیابی - "کارمند مزرعه X مواد تشکیل دهنده خوراک را به طور دقیق مخلوط می کند (خوراک مرطوب کمتر از 5 درصد و خوراک خشک کمتر از 1 درصد خطای) و آن را تا ساعت 10:00 بعد از ظهر به گاوها تحویل می دهد."

r - مرتبط

یک هدف مربوطه برای شخصی که در تلاش برای دستیابی به آن و اهداف و اهداف کلی مزرعه است ، مناسب است.

• نمونه ای از هدفی که مرتبط نیست - "همه خوراک تا ساعت 10:00 بعد از ظهر به گاوها تحویل داده می شود."این هدف برای اندازه گیری و دستیابی به اندازه کافی آسان است ، اما برای اطمینان از کیفیت خوراک کاری انجام نمی دهد.
• نمونه ای از یک هدف مربوطه - "کارکنان مزرعه با اطمینان از اینکه جیره محاسبه شده به طور دقیق ، در مقادیر مناسب و تا ساعت 10 صبح هر روز صبح به گاوها تغذیه می شود ، تولید شیر و ضایعات کمتری را بهبود می بخشد."

t - به موقع

دستیابی به یک هدف نباید به پایان رسیده باشد ، بلکه برای یک زمان خاص تعیین شده است. تا آنجا که ممکن است ، تاریخ دقیقی که هدف حاصل می شود باید تعیین شود. هنگامی که یک هدف مهلت دارد ، یک نقطه قابل اندازه گیری را فراهم می کند و پیشرفت را به سمت اهداف مهم سرعت می بخشد. کارمندان به طور کلی تأکید بیشتری بر اهدافی دارند که مهلت خاصی دارند نسبت به مواردی که هیچ وقت برای اندازه گیری تعیین نشده است.

• نمونه ای از هدفی که به موقع نیست - "ما شیر فروخته شده برای هر کارگر را به 1. 2 میلیون پوند افزایش می دهیم."
• نمونه ای از یک هدف به موقع - "ما شیر فروخته شده برای هر کارگر را به 1. 2 میلیون پوند تا اول ژوئیه سال آینده افزایش خواهیم داد."

اکنون ، به مثال ما - یک S. M. A. R. T. هدف از این وضعیت نوشتن یک روش عملیاتی استاندارد (SOP) تا فردا عصر عصر است تا هرکسی که برای تغذیه گاوها به طور غیر منتظره ای اختصاص داده شود ، به راحتی می تواند مراحل را دنبال کند و اطمینان حاصل کند که گاوها به درستی دو بار در روز ، ساعت 6 صبح و از آنها تغذیه می شوند. 6 بعد از ظهر

مرحله 5: اجرای راه حل ها - برنامه عمل

مرحله پنجم نوشتن یک برنامه عملی است که به مشکلات مربوط می شود. یک برنامه عملی به گونه ای نوشته شده است که هر کارمند بتواند به تنهایی کار را با موفقیت انجام دهد و بسیار شبیه به دستور العمل است. این هدف یا برنامه ریزی را به یک فرآیند مردم تبدیل می کند. این سه قسمت اساسی دارد:

1. بر اساس هدف ، برنامه های عمل به پنج سؤال پاسخ می دهند - چه؟چه زمانی؟چگونه؟جایی که؟سازمان بهداشت جهانی؟
2. منابع را لیست می کند
3. لیست موانع بالقوه

مثال زیر این مراحل را برای مشکل نمونه ما اعمال می کند. برخی از مراحل در برنامه عمل آشکار است.

• چی؟- گاوها را به درستی دو بار در روز تغذیه کنید.
• چه زمانی؟- تا فردا شب.
• چگونه؟- SOP نوشته شده.

برخی از سوالات هنوز در برنامه عمل به پاسخ نیاز دارند

• جایی که؟- قرار است خوراک در واگن خوراک با استفاده از تراکتور سبز روی پد بتونی توسط سطل های کالا در کنار سیلوها مخلوط شود. سپس این خوراک در تعداد زیادی از 2 ، 3 و 4 دو بار در روز ، ساعت 6 صبح و 6 بعد از ظهر به گاوها تغذیه می شود.
• سازمان بهداشت جهانی؟- برای اینکه یک فیدر جدید استخدام و آموزش داده شود ، توسط گله دار اختصاص داده شود.

لیست منابع

• در صورت بروز هرگونه سؤال از گله دار برای کمک بخواهید.
• فیدها در محل ذخیره خوراک قرار دارند و همانطور که از آنها استفاده می شود جایگزین می شود.
• تراکتور و واگن مخلوط شده توسط ذخیره سازی خوراک در ریخته شده است.
• فیدر مجاز به سفارش خوراک یا از دفتر است که این کار را انجام دهد.
• فیدر می تواند در هنگام بسته شدن دفتر ، 300 دلار برای اصلاح مشکلات هزینه کند و باید در تجهیزات دیکرسون قطعات را به حساب آورد.

موانع بالقوه

• خوراکهای تخلیه شده در سیلوها یا سطل ها.
• تراکتور در جایی دیگر استفاده می شود.
• تجهیزات شکسته
• کارمندان بیمار
• گاوها در مقدار زیادی اشتباه.
• مقیاس شکسته است.

شما می خواهید یک برنامه جایگزین برای هر یک از این موارد احتمالی ارسال کنید.

مرحله ششم: نظارت و ارزیابی

مرحله بعدی ما در فرآیند حل مسئله طراحی روشی برای نظارت بر نتیجه است. روشی که ما انتخاب می کنیم باید ارزیابی کند که آیا هدف و برنامه عمل مشکل را اصلاح می کند. علاوه بر این ، یک روش نظارت به خوبی طراحی شده به تیم کمک می کند تا تعیین کند که چه زمانی برنامه عمل باید بهبود یابد.

تیمی از متخصصان نباید وقت زیادی را صرف انجام مجموعه های بیشمار داده کنند. آنها باید صفحات گسترده یا نمودارهای ساده ای داشته باشند که می گویند برنامه عمل چگونه به خوبی کار می کند و به سمت مشکلات بزرگتر حرکت می کند. بیشتر تیم ها به لیست کوتاهی از پارامترهای کلیدی مربوط به اهدافی که هر جلسه را دنبال می کنند ، نیاز دارند. لیست گسترده ای از موارد تولید در بخش منابع/ابزارهای ویژه برای ایده ها ارائه شده است. بسیاری از تیم ها داده های خلاصه را از گزارش های حسابداری ، موجودی منابع یا سایر موارد مهم برای نظارت بر برنامه های اقدام پیگیری می کنند.

در هر جلسه تیم ، تیم باید به روزرسانی در مورد پیشرفت در جهت رسیدن به اهداف از جمله مشکلات موجود یا مزایای دریافت شده را دریافت کند. گزارش های چاپی ، خلاصه ها و صفحات گسترده کار تیم را سرعت می بخشد و به پیشرفت در پیشرفت کمک می کند. با گذشت زمان و موقعیت ها ، تیم نیاز به ارزیابی مجدد اهداف فردی و مراحل اقدام و همچنین از بین بردن هرگونه لازم دیگر ندارد. با ایجاد نیاز ، اهداف جدیدی را اضافه کنید.

در مثال ما ، چندین مؤلفه از روند نظارت و ارزیابی وجود دارد.

• نمونه های چنگک در هر تغذیه برای دو هفته آینده گرفته و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.
• گله دار به طور مرتب فرآیند اختلاط خوراک را مشاهده می کرد تا ببیند که روش عملیاتی استاندارد دنبال می شود.
• وزن مخزن فله مورد بررسی قرار گرفت و با شماره گاو روی نمودار روی دیوار در دفتر سالن ترسیم شد.

ابزارهای نظارت: نمونه گزارش گله

مرحله 7: با یک مشکل جدید مجدداً راه اندازی کنید یا مشکل قدیمی را اصلاح کنید

مراحل حل مسئله چرخه ای است. اگر چرخه اول موفقیت آمیز باشد ، روند با یک مشکل جدید شروع می شود. اگر همین مشکل همچنان ادامه داشته باشد ، باید پالایش شود ، بنابراین با پالایش مسئله اصلی با تجزیه و تحلیل داده های فعلی ، روند کار شروع می شود.

فرآیند حل مسئله بسته به دشواری و پیچیدگی مشکل مورد توجه می تواند دقایقی دوام بیاورد یا سالها طول بکشد. برخی از مشکلات توسط صاحب مزرعه به "در پرواز" پرداخته می شود. دیگران نیاز به بررسی دقیق تیم مشاوره مزرعه دارند.